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Problem

Bis vor Kurzem hat das Informationssystem, das von den Managern von PJSCO „TransFin-M“ verwendet wurde, nicht als Einheit funktioniert, sondern als Zusammenspiel einzelner Elemente, die nicht untereinander verbunden waren. Dieses unzusammenhängende System war nicht in der Lage, die Mitglieder der Managementteams ausreichend und zeitgerecht mit Informationen zu versorgen.

Lösung

Um sich mit diesem Problem zu befassen, wählte man BoardMaps als Partner. BoardMaps bot eine einfache Lösung des Problems an – die Software und ein Team von kompetenten Spezialisten, um das Produkt zu implementieren, den technischen Support zu gewährleisten und das Benutzertraining durchzuführen.

BoardMaps ist eine einzigartige Softwarelösung, die es ermöglicht, dass Mitglieder der Managementteams zusammenarbeiten, Planungs- und Ausführungsteams Probleme besprechen, Entscheidungen getroffen und umgesetzt werden können. Das System beruht auf dem Konzept der Antragsabwicklung – ein Antrag durchläuft mehrere Phasen – von der Antragsstellung über die Besprechung in Sitzungen bis zur Umsetzung und Beendigung.

Ergebnis

Die Implementierung von BoardMaps bewirkte eine Zentralisierung und Standardisierung aller Unternehmensleistungen. Es ermöglichte den gemeinsamen Zugriff auf Unterlagen, Aufgaben, Arbeitsschritte und andere Daten. Apps für iPads und Webbrowser machen es den Firmenmanagern möglich, Zugang zu Informationen zu haben, wo auch immer sie sich gerade auf der Welt aufhalten.

Problem

T+ entwickelte sich in relativ kurzer Zeit von einer kleinen Investmentfirma zu einer großen Holding, und benötigte daher eine intensive Verstärkung und Verbesserung aller Firmenprozesse. Um die Organisation der Sitzungen des Aufsichtsrates und der Geschäftsleitung zu verbessern, beschloss man, den Zugriff auf Unterlagen zu automatisieren und die Durchführung von Sitzungen per Remotezugriff.

Lösung

Das Automatisierungsprojekt wurde BoardMaps aufgrund der beachtlichen Erfahrung in der Implementierung derartiger Projekte übertragen.

Das BoardMaps System ist eine einzigartige patentierte IT-Lösung, die speziell dafür entwickelt wurde, Firmenmanagementvorgänge zu automatisieren. Die Vielzahl der Einstellungen, die flexibel direkt auf die Firma zugeschnitten werden können, stellen sicher, dass alle Bereiche der Firmenabläufe miteinbezogen werden, sodass das System den Anforderungen des Aufsichtsrates genauso gerecht werden kann, wie jenen der Vorstandsassistenten.

Ein weiterer Grund, warum die Wahl auf BoardMaps fiel, war, dass die Implementierung des Produkts – die Anpassung in Absprache mit dem Aufsichtsrat und der Geschäftsleitung, Benutzertraining und Testen der Akzeptanz – nicht einmal einen Monat dauert.

Ergebnis

Seit September 2015 wird bei „T+“ BoardMaps zur Organisation und Durchführung von Vorstands- und Gremiensitzungen verwendet. Die Implementierung war mit dem Stichtag vollendet und dauerte ab Vertragsunterfertigung weniger als einen Monat.

Die hauptsächlich gewünschten Funktionen des Systems umfassten:

  • Offline Zugriff auf die aktuellen Sitzungsunterlagen, unabhängig vom Aufenthaltsort, ob zu Hause oder auf Reisen;
  • Mehrsprachiger Support – das Interface und die Kopien der Unterlagen auf Englisch gewährleisten den international tätigen Direktoren gute Arbeitsbedingungen;

  • Die Möglichkeit, Abstimmungen ohne persönliche Anwesenheit durchzuführen, um den Sitzungsteilnehmern Anfahrtszeiten zu ersparen .

 

Problem

Der JSCB „Almazergienbank“ fehlte ein einheitlicher Informationsplatz, um Sitzungen zu organisieren und durchzuführen. Dies führte zu einer Vielzahl von Problemen, wie z.B. das Unvermögen, wichtige Unterlagen für eine bestimmte Sitzung oder einen Antrag rasch auffinden zu können, oder Terminverzögerungen bei der Vorbereitung und Bestätigung von Tagesordnungen und Protokollen von Sitzungen. Rückmeldungen, Kommentar, Fragen und Antworten wurden direkt an den Verantwortlichen eines bestimmten Antrags geschickt, und andere betroffene Mitarbeiter hatten darauf keinen Zugriff.

Lösung

Nach einer eingehenden Analyse verschiedener Softwarelösungen wurde die Wahl zugunsten des BoardMaps Systems getroffen.

Die Implementierung der Software wurde in mehreren Phasen durchgeführt. Zu Beginn wurde die Konzeptimplementierung anhand von realen Daten, die von Almazergienbank zur Verfügung gestellt wurden, überprüft. Dadurch war es möglich, Systemeinstellungen schon im Voraus zu konfigurieren, wobei die Besonderheiten aller bestehenden Geschäftsprozesse berücksichtigt werden konnten.

In der zweiten Phase wurde ein BoardMaps Server vom BoardMaps Team in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern der Almazergienbank in das interne Netzwerk integriert. Es wurde auch eine gesonderte Datenbank eingerichtet, ein Speicherplatz für Dokumente erstellt und in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert.

Eine Hands-on-Trainingseinheit schloss das Projekt ab, bei der die Mitarbeiter lernten, das System im Echteinsatz zu benutzen. Diese Trainingseinheit wurde für drei Zielgruppen gesondert durchgeführt – Mitglieder von Gremien, IT-Spezialisten und Executive Assistents.

Ergebnis

Die Implementierung von BoardMaps brachte entscheidende Veränderungen bei der Vorbereitung von Sitzungen von Führungskräften. Der E-Mailverkehr wurde praktisch völlig abgelöst – jetzt werden alle Informationen, sämtliche Unterlagen, Tagesordnungen, Rednerlisten, etc., in einem mobilen BoardMaps E-Portfolio aufbewahrt. Jeder befugte BoardMaps Nutzer kann ein benötigtes Dokument jederzeit leicht aufrufen, den Termin einer Sitzung bestätigen und die neuesten Beschlüsse überprüfen.

Vorstandsmitglieder und Ausschüsse können die Vorbereitung von Dokumenten, Sitzungen, Tagesordnungen und Arbeitsschritten verfolgen. Im System können sie auch Kommentare direkt austauschen.

Ein zusätzlicher Vorteil von BoardMaps ist, dass ein Antrag von mehreren Gremien und Managementteams besprochen werden kann. Gerade im Bankensektor ist dies besonders hilfreich, wenn z.B. ein Kreditantrag von mehreren Stellen bewertet werden muss.

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